Hur kan man skriva ett klagobrev - Dennis Beaver

Säga dessa saker rätt upp framför

Dennis Bäver praxis lag i Bakersfield och har fått höra från sina läsare

Kontakta Dennis Bäver."Small Claims Court domare i Kaliforniens Central Valley jag är förvånad över antalet tvister som kan ha lösts ut av domstol, om ett tydligt skriftligt klagomål brev för att hantera problemet har skickats."Innan du lämnar in en liten fordringar fall måste du be om betalning, och detta görs bäst genom att skicka vad vi kallar"en efterfrågan brev"som ska kort och artigt ange vad du vill ha och varför.

Men, även med hjälp som finns på California (Small Claims Court hemsida, ser vi ofta arg, förvirrande, osammanhängande, sarkastisk brev att gå på sida efter sida, sannolikt kvar oläst.Dennis, om du skulle göra ett reportage om hur man klagar på hur man skriver en efterfrågan brev det kommer att bli så bra att de människor vi arbetar för och jag kan behålla mer av mitt hår."Till Boston-baserade advokat, före detta CNN-kommentatorn och juridiska skriva instruktör vid Harvard, Steven Skarp,"Det är inte bara den genomsnittliga person som har svårt att skriva en effektiv klagomål brev, förvånansvärt, advokater är ofta fruktansvärda författare."berättade han med ett brett leende. De råd som ger Stark att advokater om hur de ska utforma sina brev,"Gäller för alla. Du behöver för att hjälpa läsaren att förstå problemet, och därför, i ditt inledande stycke, dessa tre punkter måste vara täckt: Skarp förmaning,"Du vill inte läsaren att vara i mörkret, undrar vad problemet är och vad du vill. Det kommer inte att vara hela uttalandet, men detta måste vara i början."Att klaga är en känslomässig upplevelse.

Vi är arga och vill ge den personen en bit av vår själ

Om vi inte är upprörd över något, vi skulle inte skriva detta brev.

Och om vi gör det."Don' t förolämpa den person som du gör efterfrågan av"Stark understreck."Håll dig till fakta och fokusera på vad som hände och för att undvika en personlig attack. Om läsaren sinnen ilska, och känner sig förolämpade, kommer de att vara mindre benägna att ge dig vad du vill."Det är dags att visa och att inte berätta.

Detta gör vi genom att vara specifika och undvika adjektiv eller adverb som inte förmedla en tydlig mening. Till exempel, om jag säger,"Mina ben gjorde ont efteråt:"detta är vaga, som 'ont' är inte specifikt. Men Ända sedan olyckan som jag inte kan gå upp på övervåningen och jag kan inte vända mina ben, som är visuellt visar läsaren konsekvenserna av olyckan."Dagligen, denna kolumn tar emot e-post och brev från hela landet ber om vår hjälp. Och det är vad vi gör Men ibland, som Small Claims Court domare, när femton sidor att komma med några stycken, eller e-post inte innehåller ett telefonnummer, dessa saker är upprörande och visar på en bristande hänsyn i vår tid."Var alltid hänsynsfull av läsarens tid och syn. Punkterna är viktiga Inte bara göra de separata idéer, men vitt utrymme på sidan är visuellt viktigt, så du är inte bombarderas med en massa ord."Kortare är bättre än en längre. Längd inte imponera på folk med styrka ditt påstående, och alltför länge ett brev kan påverka din trovärdighet. För de flesta konsumenter-typ klagomål eller krav på brev, två sidor på de flesta bör vara tillräckligt."Efter att du har skrivit brevet,"Du har inte gjort. Nästa steg är att läsa det högt, kanske för att en vän som kommer att ge dig ett ärligt svar. Låter det som något du skulle vilja säga till dem att inte i ilska, bara prata i samtalston röst. Om så är fallet, det är nog ganska bra."Men om det låter som att någon skriker, skriker och bankar näven på bordet, då du behöver för att få spänning nivå vägen ner och detta görs genom att fokusera på fakta"Stark, avslutar han. Så, du har skrivit en bra brev, och det är bara att släppa det i brevlådan eller tryck skicka, men vänta. Har du etablerat en tidsram som du vill att läsaren att agera.

Medan detta kommer att variera beroende på det specifika problemet, att cutoff datum är oerhört viktigt och att det måste sägas.